مجله آکادمی باغ کتاب

آیا در خانه کار می کنید؟ این هم پنج راه برای این که کارآمدتر باشید و اهمال کاری را کم کنید!

نویسنده: فوشیا سیرویس[1]

21 مارس، 2020

اگر از شما خواسته شده در مدت اپیدمی ویروس کرونا در خانه کار کنید تا به کند شدن روند گسترش ویروس کمک کنید، ممکن است در ابتدا از این موضوع خوشحال شوید. به مزایای آن مثل صرفه جویی در زمان رفت و آمد و هزینه ها و بودن در یک محیط راحت فکر کنید.

اما محیط خانه اسباب مزاحمت زیادی دارد که اهمال کاری و انجام ندادن کار را آسان می کند. شما در زمینۀ کار درخانه، چه یک تازه کار و چه یک دورکار با سابقه باشید که می خواهد روزهای متوالی به انجام وظیفه پایبند باشد، راهبردهای مبتنی بر شواهد ذیل می توانند به شما کمک کنند تا تعلل و اهمال کاری را کم کنید و همچنان کارآمد و مولد بمانید.

1. یک برنامۀ کاری شفاف تنظیم کنید.

محیط خانه ساختار محیط کار را ندارد که در آن اوقات استراحت زمانبندی شده و ساعت شروع و پایان مشخص وجود داشته باشد. ابداع برنامه ای متناسب با کاری که می خواهید انجام دهید، می تواند آن ساختار ناموجود را به محیط شما اضافه کند و به این ترتیب موجب کاهش اهمال کاری شود که در غیر اینصورت تمایل افراد به آن سمت است.

بنابراین، برای کارتان برنامه ای بریزید که اهداف شفاف و واقع بینانه داشته باشد تا بتوانید توقع دستیابی به آنها را در چارچوب زمانی تعیین شده داشته باشید. اگر هدف شما نوشتن یک گزارش ده صفحه ای است، این وظیفه را به مراحل کوچکتر و قابل مدیریت تر که فشار کمتری به شما وارد می کنند، خرد کنید. به عنوان مثال، ممکن است مایل باشید تا پیش از نگارش، کار را با انجام تحقیق در مورد پیشینه و سوابق مربوطه شروع کنید و سپس یک طرح کلی آماده کنید و در آن هدفی مبنی بر نگارش تعداد صفحات مشخص در یک روز را تعیین کنید. 

تنظیم یک وظیفۀ بزرگتر در قالب وظایف کوچکتر، فرصت تجربۀ موفقیت های کوچک را هم به شما می دهد و جمع شدن این موفقیت ها در کنار هم، کمک می کند تا باانگیزه و مولد بمانید.

هرطور که برنامۀ کار در منزل خود را سر و سامان می دهید، سعی کنید اوقات استراحت منطقی برای آن در نظر بگیرید. زمان هایی را برای وعده های غذایی و همچنین وقفه هایی را برای تجدید قوای ذهنی برنامه ریزی کنید. اما مراقب باشید؛ اگر زمان استراحت خود را محدود نکنید، زمان های استراحت کوتاه برای چک کردن ایمیل های شخصی یا شبکه های اجتماعی ممکن است به یک اهمال کاری تمام و کمال به شکل استفادۀ شخصی از اینترنت در زمان و محیط کار یا تظاهر به کار مجازی، تبدیل شوند.

2. حس عدم اطمینان در انجام کار را مهار کنید.

اگر برای شروع یا پایان یک وظیفۀ کاری با خودتان کلنجار می روید، ممکن است دلیلش این باشد که مطمئن نیستید برای تکمیل کارتان باید چه کار کنید. زمانی که در منزل کار می کنید، ممکن است یافتن پاسخ سریع برای کاهش این عدم اطمینان سخت تر باشد. افراد در مواقعی که وظایف نامشخص یا سردر گم کننده دارند و همینطور در مواقعی که مطمئن نیستند که قرار است چه کاری انجام دهند، تمایل به تعلل و اهمال کاری پیدا می کنند.

دلیلش این است که چنین وظایفی می توانند موجب ایجاد احساس عدم اطمینان شوند که احساسی ناخوشایند است؛ علاوه بر این، می توانند احساس عدم اعتماد به نفس و خود انتقادی را افزایش دهند. احتمال بروز تعلل و اهمال کاری در مواقعی بیشتر می شود که افراد احساسات ناخوشایندی را در مورد وظیفه ای که نمی توانند تحمل یا مدیریت کنند، تجربه می کنند.

پیش از آنکه یک وظیفۀ شغلی جدید یا ناآشنا را شروع کنید، بررسی نمایید و مطمئن شوید که یک راهنمای شفاف در مورد آنچه که باید انجام شود، در اختیار دارید. از آنجا که همیشه در مورد چیزهایی که نمی دانیم، آگاهی نداریم، ممکن است پیش از آنکه متوجه شوید یک سری اطلاعات مهم ناموجود هستند یا به دلیل عدم شفافیت آنچه برای انجام کار لازم است، کارتان را شروع کنید.

بنابراین، آگاه تر شدن نسبت به مواقعی که احساس عدم اطمینان را تجربه می کنید، گام اول به سمت کنترل این احساس ناخوشایند و اقدام برای کسب اطلاعاتی است که نیاز دارید. علاوه بر این، تهیۀ فهرستی از افرادی که می توانید برای پشتیبانی سریع با آنها تماس بگیرید، در مواردی که متوجه می شوید احساس عدم اطمینان شما را در کارتان زمین گیر کرده است، می تواند کمک کننده باشد.

3. اسباب حواسپرتی را کم کنید.

کار کردن در منزل به معنی این است که مجبور هستید با اسباب مزاحمت و حواسپرتی بالقوه ای سر و کار داشته باشید که می توانند شما را از کار بازدارند. اگر شرایط و موقعیت خود را طوری تنظیم کنید که در یک فضای آرام که احتمال ترافیک افراد خانواده یا هم اتاقی ها در آن کم یا صفر است، کار کنید، این یک گام اول خوب است. در عین حال، دورکاری می تواند به معنی آنلاین بودن و دسترسی به وسوسه های مجازی هم باشد.

بعضی افراد در چشم پوشی از اسباب حواسپرتی مهارت دارند و می توانند بر روی کارشان متمرکز بمانند، حالا هر جا هم که باشند فرقی نمی کند. اما اگر کاری که شما باید انجام دهید، کسل کننده و پر استرس است یا موجب ایجاد عدم اعتماد بنفس در شما می شود، در نتیجه تماشای ویدئوهای خنده دار گربه ها، می تواند راه فراری باشد تا به قیمت ضرر به انجام کارتان، احساس بهتری داشته باشید.

بنابراین، کنترل این موضوع که چگونه و چه وقت اجازه داشته باشید تا برای اهداف غیرکاری آنلاین شوید، می تواند میزان مواجهه با اسباب حواسپرتی موجود در محیط مجازی و ریسک تعلل و اهمال کاری را به حداقل برساند. 

4. برای وقفه ها و مزاحمت ها برنامه ریزی کنید.

حتی بهترین برنامه هایی که زمان مشخصی را برای انجام کارتان اختصاص می دهند هم ممکن است با بروز و پیدا شدن مزاحمت های غیرمنتظره از هم بپاشند. اگر برای چنین پیشامدهایی آماده نباشید، یک تلفن از طرف کسی که فقط می خواهد با شما گپ بزند، می تواند شما را وسوسه کند که از کار طفره بروید و از مسیر برنامۀ کاریتان خارج شوید.

رویکردی که ثابت شده است، برای پر کردن فاصلۀ میان اهداف و عملکردها، یعنی کاهش اهمال کاری و کمک به کارآمد ماندن شما، مؤثر است، برنامه ریزی خاصی با عنوان اگر-بعداً، برای بر آمدن از پس مزاحمت ها است.

این برنامه از این قرار است که در ابتدا در مورد مزاحمت های احتمالی که ممکن است با آنها مواجه شوید فکر کنید و سپس چیزهایی را که باید در پاسخ بگویید تمرین و تکرار کنید. در اینصورت، به عنوان مثال، زمانی که شخصی به شما زنگ می زند، شاید آماده باشید که بگویید: «متأسفم، دوست دارم با شما گپ بزنم، اما واقعیت این است که در حال حاضر مشغول کار هستم. می توانم بعد از کار با شما تماس بگیرم؟» 

5. متوجه معنی کارتان باشید.

تحقیقات من نشان می دهد که نداشتن احساس مثبت نسبت به وظیفه هم می تواند در تعلل و اهمال کاری نقش داشته باشد. زمانی که در منزل کار می کنید، در احاطۀ چیزهایی هستید که برای شخص شما معنی دار هستند. در مقابل، کارتان ممکن است معنی کمتری برایتان داشته باشد.

چنین تضادی ممکن است در مواقعی متمرکز و کارآمد بودن را برایتان دشوار کند. یادآوری این مطلب که چرا کارتان برایتان مهم و ارزشمند است می تواند کفۀ ترازو را به سمت افزایش احساسات مثبت نسبت به کارتان و کاهش اهمال کاری در زمان کار در منزل، متعادل کند.

منبع: theconversation.com

ترجمه: آکادمی باغ کتاب

خوانندۀ گرامی، اگر تجربه یا راهکار مفیدی در این زمینه یا موارد مشابه دارید که خوانندگان دیگر می توانند از آن بهره مند شوند، لطفاً در قسمت نظرات منعکس بفرمایید.

با تشکر

آکادمی باغ کتاب